5 Derste PowerPoint

[CoRTeZ]

Önsöz

Peki arkadaşlar, kaç kişi hayatını “sunu” (Presentation, prezentasyon) hazırlayarak kazanıyorsa elini kaldırsın! Hiç kimse! Peki kaç kişi hayatında en az bir kere sunu hazırladı ve sundu? Bir, iki elin kalktığını görüyorum. Peki, Ofis 2000 paketinin içinde PowerPoint diye bir programın olduğunu biiliyor? Ooo. Bütün eller havada. Peki son soru: Kaç kişi PowerPoint ile ne yapıldığını biliyor? Hayaktında en az bir kere sunu hazırlamış olanlar ve diğer bir kaç kişi elini kaldırıyor.

Anlaşıldı. Durum bütün dünyada aynı. İş veya eğitim dünyasında, gerektiği yeri alamamış program varsa, sunu programlarıdır. Hayatınızı hiç tahmin etmediğiniz biçimde kolaylaştıracak program varsa, o da sunu programıdır. PowerPoint’in de kaderi, diğer sunu programlarından farklı değil: ya hiç kullanılmaz, ya da aramızda bazı kişiler hayatını sunu programı ile çalışarak kazanır.

İtiraf edelim ki, hayatını sunu programı hazırlayarak kazanmak, dünyanın en cazip işi olmasa gerek. Sunu hazırlamanın kendisi cazip iş olmasa gerek. Bir kere, sunu, yani bir grup dinleyicinin önüne çıkıp, arkada bir beyaz perdenin üzerine görüntüler yansıtarak, bir fikri, bir projeyi savunmak çoğumuz için cazip olmasa gerek. Ayrıca bilgisayarda bir sunu programıyla hazırladığınız görüntü unsurlarını kullanabilmek için, bilgisayarı konuşmanın yapılacağı odaya götürmek ve bilgisayarın VGA görüntüsünü (çoğu zaman bilgisayardan pahalı bir araçla) beyaz perdeye düşürmek, yatırım ve ayrı bir uzmanlık ister.

Yakın zamana kadar bunlyar zor işlerdi. Bu kadar zahmete katlanmak yerine, konuşmanızın notlarını ve diğer görsel unsurlarını kağıda basıp, konuşma sırasında dağıtmak daha kolay olabilirdi. Fakat devir hızla değişti; bilgisayarlar avucumuzun içine sığar hale gelirken, bilgisayarın ekranındaki görüntüyü duvara yansıtan araçlar inanılmaz ölçüde ucuzladı. Yani şimdi görkemli bir sunu yaparak, fikrinizi, projesinizi veya öğretmek istediğiniz konuyu, bir sunu programının olağanüstü etkileyici tekniğinden yararlanarak sunmamak, bilgisayardan yararlanmamak olur. Bilgisayardan yararlanabilecek iken yararlanmamak ise, bana sorarsanız, modern bir kişinin işleyebileceği en ağır suçlardan biridir.

Diyelim ki hayatınızda bir fikri veya projeyi tanıtmak veya bir şeyi öğretmek amacıyla bir topluluğun karşısına çıkmanız gerekmiyor ve gerekmeyecek. Peki, Internet’le Web’le ilginiz var mı? Bir fikri, bir projeyi, bir konuyu Internet’te anlatmak, savunmak, öğretmek zorunda mısınız? Öyleyse neden PowerPoint kullanmıyorsunuz? En değme Web tasarımcısının grafikleriyle, arkaplan renkleri ile, her türlü mültimedya unsuru ile haftalarca süren bir çaba sonucu ortaya çıkartabileceği ve Java’dan Javascript’te, Flash’dan anime GIF’e kadar başvurmadık teknoloji bırakmamacasına (ve tabii binlerce Dolar’ınızı alarak hazırlayacağı bir siteyi, yarım saatte PowerPoint ile hazırlayabileceğinizi söylersem ne yaparsınız? Üstelik ortaya çıkacak Web sayfaları, grafik dosyaları, HTML ve XML kodları, ne tür Browser programları kullanırsa kullansın, bütün ziyaretçileriniz tarafından aynen sizin arzu ettiğiniz görsel etkileri oluşturacak şekilde görülebilir.

Microsoft’un yeni Ofis 2000 paketi elinizin altında ise, büyük bir ihtimalle bilgisayarınızda PowerPoint kurulu demektir. Ve siz, dünyanın en kolay sunu veya Web’de eğitim ve öğretim aracına bir tıklama uzaktasınız.

Tıklayın, başlayalım.


Bölüm 1: Bir Sunu Hazırlayalım

Öğretmenler, ders anlatırken veya sınıfta bir konuyu öğrencilerinin tartışmasını sağlarken, neden kara tahta önünde dururlar ve ellerinde bir tebeşirle, tahtaya bir şeyler yazarlar? Öğretmenler bilirler ki, kulaktan giren söz, aynı anda görsel mesajla bütünlendiği zaman daha çok akılda kalıyor. Eğitimciler bu gerçeği herhalde yazının icadından önce keşfetmiş olmalılar; hatta belki de yazı bu yüzden icad edilmiştir!

Öğretmenler ağızlarından bir yeri terim, tanımlama, isim çıktığı zaman dönüp bunu tahtaya yazdıklarında hepimiz biraz daha dikkat kesiliriz; söylenenler daha bir anlamlı ve kalıcı gelir. Bu gerçekten hareket eden konuşmacılar, ister bir bilimsel konferansta yeni bir kalp ameliyatı tekniği anlatsınlar, ister bir ülkenin ekonomik geleceği ile ilgili tahminlerini aktarsınlar, söyledikleri sözlerin hap haline getirilmiş mesajlarını, önemli kavramlarını, yazı ile, grafikle, simgeyle arkalarındaki bir perde üzerinde görüntülerlerse, mesajlarının daha iyi kavrandığını bilirler. Bugün, bir firmaya yeni reklam kampanyasının taslaklarını sunan reklam şirketinin müşteri temsilcisinden, kendi müdürler kuruluna fabrikada yapılmasını gerekli gördüğü üretim tekniği değişikliğini savunan genç mühendise; yeni yazılımın müşterinin firmasında verimliliği nasıl arttıracağını anlatan bilişik teknolojisi şirketi sahibinden, hissedarlara firmanın son bir yıllık gelişimiyle ilgili hesap veren yönetim kurulu başkanına kadar, “konuşma yapma” durumunda bulunan herkesin, bir zamanlar basit “tepegöz” projeksiyon makinalarıyla yapılan sunuşlardan çok daha etkilisini bilgisayarla ve PowerPoint ile yapmaları mümkündür.

Günümüzde sunuş, sadece bir kürsüde, bir toplantı odasında ve konferans salonunda yapılmıyor. Bugün, “konuşmalarımızı,” mesajlarımızı Internet yoluyla milyonlarca kişiye yayıyoruz. Ne var ki Web sayfası tasarımı için halâ beyin cerrahı veya roket mühendisi düzeyinde teknik bilgi gerektiği şeklinde korkular yaygın. Hele işi Web tasarımı olmayanlar arasında.

Web tasarımında, bir Web sayfasını okuyan, izleyen ziyaretçinin bir sonraki sayfaya geçmesini sağlayan teknikler vardır. Bu teknikleri anlatan metinlerde genellikle şöyle övgüler görürsünüz: “Bu yöntemle Web sayfalarınız bir sunu programının slaytları gibi, birbiri ardından görüntülenir ve sayfa aralarında ancak bir sunu programının masaüstünde yapabildiği geçiş etkilerini sağlayabilirsiniz.” Şimdi, PowerPoint bize bu imkanı sunuyor: siz sunuyu hazırlayın; sunudan Web sitesi yapmak, PowerPoint’e ait, adeta beş saniyelik bir iş!

Ama önce bir sunu hazırlayın!



Sihirbazın yardımıyla

PowerPoint 2000’i çalıştırmanın çeşitlı yolları vardır. En kolay ve kestirme yol, masaüstünde bir PowerPoint kısayol simgesi varsa, onu tıklamaktır.

PowerPoint’i başlatmak için Başlat menüsünden Programlar ve daha sonra Microsoft PowerPoint maddesini seçebileceğiniz gibi, yine Başlat menüsünden Yeni Ofis Belgesi maddesini ve açılacak Sihirbaz’da Sunular sekmesini ve arzu ettiğiniz bir şablonu da seçebilirsiniz. Microsoft PowerPoint, Akıllı İçerik Sihirbazı, Tasarım Şablonu veya Boş Sunu seçenekleri bulunan başlangıç diyalog kutusunu görüntüleyecektir.

Burada mevcut üç seçenekten en kolayı, sunu şablonunu Sihirbaz’a hazırlatmaktır. Daha sonra, PowerPoint’te ustalaştıkça, mevcut şablonlardan birinden veya boş bir sayfadan hareket etmeyi tercih edeceğiz. Şimdi Akıllı İçerik Şablonu’nu seçerek, Tamam’ı tıklayın.

Diyelim ki, siz bir reklam şirketinde, hatırı sayılır bir tele-iletişim firmasının müşteri temsilcisi olarak çalışıyorsunuz ve firmanın Reklam ve Halkla İlişkiler Müdürü ile yardımcılarına yeni bir reklam stratejisi sunmak istiyorsunuz. Yeni stratejiyi sözle ifade etmeniz zor; ve mümkün olduğu ölçüde mültimedya imkanlarından yararlanmak, grafiklerle ve mesajlarınızını akılda kalacak şekilde başlıklarla sunmak daha uygun. Ofiste birisi PowerPoint ile bir sunu yapmanızı önerdi. Ne var ki siz hiç PowerPoint kullanmadınız; bırakın PowerPoint’i, elektronik ortamda sunu hazırlamadınız. Güzel.. Akıllı İçerik Sihirbazı tam size göre.

Açılış diyalog kutusunda PowerPoint’i başlattığınızda, muhtemelen Ofis Yardımcısı, yardım isteyip istemediğinizi soracaktır. Ofis Yardımcısını daha sonra tanıyacağız; şimdi, yardım istemediğinizi belirtin ve Akıllı İçerik Sihirbazı çalışmaya başlasın. Sihirbaz size önce bir kaç soru soracak ve sonra buna uygun şablonlardan bir kaçını sunacaktır. Akıllı Sihirbazın kendi reklamını yaptığı ilk kutuda İleri düğmesini tıklayın ve yapacağınız sununun türünü seçeceğiniz diyalog kutusuna geçin. Bu arada Akıllı Sihirbaz’ın soldaki haritasında sunu oluşturmanın hangi aşamasında olduğunuzu görebilirsiniz.

Akıllı İçerik Sihirbazı size beş tür sunu imkanı sağlıyor: Genel, Şirket veya Proje tanıtımı, Satış-Pazarlama sunusu ve eğitim. Bu türler arasındaki farkları ele alacağız; ama ilk fırstta herbiri ile adım adım ilerleyerek ortaya ne tür sunu şablonları çıktığını öğrenebilirsiniz. Şimdilik yapacağımız sununun türü bir fikrin tanıtımı olduğuna göre Carnegie Eğitmeni düğmesini tıklayabilirsiniz; sağda görüntülenecek kategorilerden birincisi “Fikir Satma” maddesini seçebilirsiniz. Tekrar İleri düğmesini tıklayın.
Özel animasyon ekleme

Bu noktada görünüm seçeneklerinden Slayt Gösterisi’ni seçerseniz, slaytlarınızın Mouse düğmesini tıkladığınızda veya klavyede aralık çubuğuna, ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına bastığınızda birbiri ardına görüntülendiğini, ve her slaytın bir anda tümüyle göründüğünü izleyeceksiniz. Bu düzende, konuşmanıza slaytla kazandırmak istediğiniz görsel etkiyi sağlasa da slaytların kendi içinde fazla ilgili çekici olmadığını söyleyebiliriz. İzleyiciler bir süre sonra ekrana veya perdeye (veya Web sayfasına) yeni ve duragan bir slayt gelmesini beklemeye şartlanabilirler. Uzmanlara göre bu slaytlardan beklediğiniz etkiyi azaltabilir

Oysa PowerPoint slaytlara, kendi içinde hareketlilik (animasyon) kazandırarak, izleyici üzerindeki etkiyi arttırmanızı sağlayabilir. Bunu, Özel animasyon ekleme yoluyla yaparız. Şimdi biraz önce oluşturduğumuz slaytlardan herhangi birini seçin ve slaytın ana başlığını sağ-tıklayın. Açılan menüden, Özel Animasyon maddesini seçin. PowerPoint, sağ-tıklanan ögenin türünü bilir ve özel animasyon denetim kutusunun ilgili sekmesini önplana getirir.
Bu kutunun Efektler sekmesinde, slaytta ne kadar unsur varsa o kadar nesne bulunduğunu göreceksiniz. Şimdi biz 1’nci başlığa animasyon özelliği kazandırmak istediğimize göre, Başlık 1 kutusuna işaret koyabiliriz. PowerPoint, seçtiğimiz nesnenin alabileceği ses ve canlandırma özelliklerine uygun seçenekleri sunacaktır. Bir sunuda slayta kazandırabileceğimiz efektlerin (etkilerin) başında, sayıların görüntüye kayarak girmesi gelir. PowerPoint metinlerimize 18 ayrı animasyon özelliği kazandırabilir. Sınama amacıyla yaptığımız bu sunuda çeşitli metinlere bu animasyon özelliklerini vererek, oluşturdukları etkiyi inceleyebilirsiniz. Şimdi kayarak gelme özelliğini ve kayma yönü olarak “Sağ üstten” maddesini seçelim. Seçtiğiniz animasyon türüne uygun olarak animasyonun oluşturulma yönü, hızı, ve benzeri özellikleri farklı olacaktır. Ayrıca seçtiğiniz animasayon etkisinin metinlere, metnin tümüne, sırayla kelimelere veya sırayla harflere uygulanması seçenekleriniz de vardır. Seçimlerinizi tamamladıktan sonra, Sıra ve Zamanlama semmesini tıklayın.

Oluşturduğunuz efektlerin sırası ve hangi yöntemle ve zamanlamayla harekete geçeceğini bu sekmedeki kontrollerle belirlersiniz. Bir konuşmada ileri süreceğiniz fikirleri yansıtan noktalı başlıkların, siz o konuya geldiğinizde ve sizin Mouse düğmesini tıkladığınızda veya klavyede aralık çubuğuna, aşağı yukarı ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına bastığınızda görüntülenmesi daha uygun olabilir. Kimi zaman bir slayt görüntülenmeye başladığında vermek istediğiniz animasyon etkisinin başlayıp bitmesi daha uygun olabilir. Burada kayma etkisi verdiğimiz başlığın bizden (Mouse düğmesini tıklatmak gibi ) bir hareket beklemeden, başlayıp bitmesini animasyonu başlat bölümünde “Otomatik olarak” seçeceğini işaretleyerek sağlayabiliriz. Birden fazla unsura animasayon efekti veriyorsak, bunları bir önceki bitişinden belirli bir saniye sonra başlatmamız da mümkündür. Bunun için, Otomatik olarak seçeneğinin altındaki “Saniye sonra” kutusuna arzu ettiğimiz saniye miktarını girmemiz gerekir. Animasyonların aralıksız harekete geçmesi için süreyi 0 olarak bırakın.

oluşturmakta olduğunuz animasyon etkisinin nasıl görüneceğini Önizleme düğmesini tıklayarak, küçük penceredeki slaytın üzerinde izlemeniz mümkündür.

Slayt geçişlerine efekt ekleme

PowerPoint sunularında slaytların birbirini ardına görüntülenmesinde varsayılan yöntem, sunuşu yapanın Mouse düğmesini tıklaması veya klavyede aralık çubuğuna, aşağı yukarı ok tuşlarına veya Page Down ve Page Up tuşlarına basmasıdır. Slayttan slayta geçişte varsayılan geçiş biçimi ise bir slaytın tümüyle aynı anda silinmesi yerine ardından gelen slaytın tümüyle aynı anda belirmesidir. Başka bir deyişle slayt gösterisi sizin işaretinizle ve slaytlara özel geçiş efekti uygulanmadan yapılır. Ve bu bazen sıkıcı olabilir; slayttan slayta geçişe animasyon etkisi kazandırabilirsiniz. Ayrıca bir konuşmanın görsel unsuru olmayan, örneğin duyuru, tanıtım, fotoğraf gösterisi gibi özel amaçlı slayt gösterileri için slaytların otomatik olarak değişmesini sağlamanız da mümkündür.

Buradaki örnek sunuda slayt geçiş etkisi oluşturalım; Slayt Gösterisi menüsünden Slayt Geçişi maddesini seçin.

Açılan denetim kutusunda 41 ayrı geçiş türünden birini seçebileceğiniz bir seçim kutusu bulunuyor. Seçtiğiniz geçiş türünün hızını, slayttan slayta ilerlemenin türü (Mouse veya klavye yolu, ya da zamana bağlı otomasyon) ve arzu ediyorsanız geçiş sırasında çıkartılmasını istediğiniz sesi burada belirleyebilirsiniz. Burada seçtiğiniz geçiş etkisini, ister sadece şu anda seçili olan slayta, veya slaytların tümüne uygulatmak da elinizdedir. Uygulama düğmesini tıklarsanız, seçtiğiniz etki sadece seçili olan slayt için geçerli oülur; Tümüne Uygulama düğmesi ise bu etkiyi tüm slaytlara kazandırır.

Slayt geçişi denetim kutusunda yeni bir geçiş türü seçtiğinizde, effekt kutusundaki simgede geçişin nasıl uygulandığını izlyebilirsiniz.Bu noktada, bütün geçiş türlerini tek tek seçerek, nasıl bir sonuç verdiğini öğrenebilirsiniz. Seçtiğiniz etkinin tüm sunu üzerindeki uygulanma biçimini ise Tümüne uygula düğmesini tıklayarak ve klavyede F5 tuşuna basarak görebilirsiniz.

Sunuyu kaydedelim

PowerPoint’in Akıllı İçerik Sihirbazı yardımıyla oluşturduğumuz ve kısmen kendi amacımıza uygun hale getirdiğimiz bu örneği tamamladığımızı varsayalım ve şimdi bu sunuyu kaydedelim. Yapacağımız ilk iş, Dosya menüsünden Farklı kaydet maddesini seçerek PowerPoint dosyasına bir isim vermek olacaktır.

PowerPoint, dosya adı olarak sununun ilk bir kaç kelimesini seçecektir. Bir sununun birinci slaytında ilk bir kaç kelime genellikle sununun konusunu içerdiğine göre, bu seçim dosya adı olarak çok uygun olabilir, fakat siz istediğiniz ismi verebilirsiniz. PowerPoint, dosyanız için Belgelerim dizinini seçecektir; isterseniz bunu da değiştirebilirsiniz. Bu noktada değiştirmeyeceğiniz tek unsur, dosyanın kayıt türü (.ppt) olacaktır.

PowerPoint’in Sunu dosya türünde kaydettiği ve adının uzatması “.ppt” olan dosyaları, ancak PowerPoint ile açılabilir ve düzenlenebilir. Çoğu zaman sunuyu yapacağınız bilgisayarda (bu genellikle bir notebook tarzı dizüstü bilgisayarı olabilir) PowerPoint bulunmayabilir; veya siz sunu tasarımcısı olarak hazırladığınız ürünü ekranında (veya perdede) görüntülenmek üzere konuşmayı yapacak kişiye verebilirsiniz. Bu kişinin, sunuyu görüntülemek için bilgisayarında PowerPoint bulunması ve kendisinin PowerPoint uzmanı olmasını bekleyemezsiniz. PowerPoint, bu gibi durumlar için sunu dosyasını, PowerPoint kurulu olmayan bilgisayarlarda görüntüleyebilecek yani sadece gösteri yapmakta kullanılabilecek bir biçimde kaydedebilir. Bu biçimdeki dosyalara PowerPoint Gösterisi dosyası denir; dosya adının uzantısı da “.pps” olur. Farklı kaydet penceresinde iken, Kayıt türü kutusunun sağındaki seçme okunu tıklayarak, ve listeden PowerPoint Gösterisi maddesini seçerek, dosyanızı “pps” uzantısı ile kaydedin. Bir “.pps” dosyası, herhangi bir bilgisayarda çalıştırılabilir; ancak bu dosya PowerPoint programı olmadan düzenlenemez (edit edilemez), değiştirilemez.

Bu bölümü ve ilk alıştırmamızı tamamlamak için şimdi önce dosyanızı “ppt” sonra da “pps” olarak kaydedin; ve PowerPoint’i kapatın. Hazırladığınız PowerPoint Gösterisi’nin PowerPoint dışında nasıl çalıştığını görmek için, Belgelerim dizininde oluşacak “.pps” dosyasını iki kere tıklamanız yeter!

Bölüm 2: PowerPoint’e Metin Girme

PowerPoint’in nasıl işlediğini ve basit bir sunu hazırlamanın tekniğini öğrendiğimize göre şimdi PowerPoint’in imkan ve yeteneklerini daha yakından ele alabilir, Ofis 2000 ailesinin diğer üyelerinin yardımıyla sunularımızı nasıl hazırlayabileceğimizi daha ayrıntılı görebiliriz. Bu bölümde metin ile ilgili ayrıntılara değineceğiz.

Bir sunuda içeriği, eşlik edeceği konuşmanın metni belirler; slaytlarda kullanacağımız başlıklar ve daha aşağı düzeydeki metinler mutlaka konuşmanın metninden alınmış olur. Bununla birlikte, slaytlar, eşlik ettikleri konuşmayı diğer görsel ögelerle tamamlar, konuşmada ileri sürülen fikirlerin, verilen bilgilerin görsel kanıtlarını, akılda kalması gereken mesajlarını sunarlar. Sunu hazırlamaya başlamadan önce, sununun eşlik edeceği konuşmanın, konferansın, ders metninin hazır olması gerekir. PowerPoint sunusunun eşlik edeceği konuşma kendi konuşmanız değilse, hazırlığa başlamada önce konuşma metnini edinerek, bir kaç kere okumanız gerekir.

PowerPoint’in Akıllı İçerik Sihirbazı, sadece sunu hazırlamanıza değil, fakat konuşma hazırlamanıza da yardımcı olur. Daha önce konuşma hazırlamamışsanız veya konuşma yapma deneyiminiz çok değilse, Akıllı İçerik Sihirbazı’nı kullanarak, size neler önerdiğine bakın.

[CoRTeZ]

PowerPoint’in Metin Önerileri

PowerPoint, gerçekten bilimsel temellere dayanan 26 Akıllı İçerik şabbonu sunmaktadır. Bunlardan 6’sı Dale Carnegie Enstitüsü’nün geliştirdiği şablonlara dayanmakta, diğerleri ise oldukça geniş bir araştırma ekibinin, çeşitli bilimsel referenslara dayanarak geliştirdiği akış planları içermektedir.

Burada iki örneği ele alalım. Birinci örnek, Akıllı İçerik Sihirbazı’nın Dale Carnegie yöntemiyle, herhangi bir toplantıya katılanları toplantının amaç ve hedeflerine hazırlamak üzere yapılacak sununun planını içeriyor. Modern iş yönetimi anlayışına göre, katılımcı sayısına bağlı olmadan, her iş toplantısına, toplantıyı yönetecek başkandan ayrı olarak, “facilitator” (kolaylaştırıcı, yardım sağlayıcı) denen bir üye atanmalı ve bu kişi toplantının başından sonuna kadar (a) katılımı, (b) tartışmaların ana hedeften başka konulara sapmamasını, ve (c) toplantı sonuçlarının düzenli biçimde rapor edilmesini sağlamakla görevli olmalıdır. Bu kişinin toplantının açılışında yapacağı konuşma şu akış planına sahip olmalıdır:

1. Açış bölümü: Konuşmacının dinleyicilerin dikkatini üzerine toplaması gereken bu bölümde, dikkat toplama ögesi olarak şu unsurlardan biri veya birkaçı kullanılabilir:

a. İlginç bir olayın anlatılması;

b. Konuşmacının kendi başından geçen bir olayı anlatması ;

c. Bir övgüyü nakletmek;

d. Ünlü bir sözü, özdeyişi kullanmak.

2. Konuşmacı, dikkatleri kendi üzerinde toplayarak, dinleyenleri toplantı havasına sokmayı böylece başardıktan sonra ana konuya girebilir ve sırasıyla şu noktalar üzerinde durabilir:

a. Toplantının konusunu, ele alınacak sorunu, tartışılacak fırsatı kısaca o anda orada bulunan kişilerin biraraya gelme sebebini tanımlamak;

b. Toplantının neden önemli olduğunu açıklamak;

c. Dinleyicileri, toplantının amaç ve hedefleri hakkındaki görüşlerini belirtmeye zorlamak;

d. Toplantının, katılanların hepsinin katkılarıyla başarıya ulaşabileceğini belirterek, katılımı teşvik etmek;

e. Toplantının organizasyonu sırasında, katılması istenen veya katılacağını bildirenlerin toplantının amaçları ve hedefleri hakkında dile getirmiş olabilecekleri fikirlerden bir kısmını dinleyenlere aktarmak.

3. Konuşmacı, böylece toplantının hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmak için ele alınacak sorunları antalacağı bölüme gelmiş olur. Bu bölümde üzerinde durulacak ana başlıklar şunlardır:

a. Hedeflerin tanımlanması;

b. Sorunları tanımlanması;

c. Katılımcıların sorunlar üzerinde yoğunlaşarak bu toplantıda ele alacakları konuların öncelik sırasını belirtmelerini sağlamak.

4. Konuşmacı bu anlatılanlara atıf yaparak toplantıda bulunacak çözümleri sıralamaya geldiği bu bölümde katılımcıları konuşmaya teşvik etmeli, hatta fikirlerini ve düşüncelerini belirtmelerini isteyerek sırayla herkese söz vermek suretiyle hazır bulunan herkesi bir bakıma katılıma zorlamalıdır. Konuşmacı belirtilen görüşleri bir kağıda yazar. Konuşmacı bu notları elinin altında bir PowerPoint sunusu varsa, o anda yeni bir slayt oluşturarak herkese görüntüleyebilir; bunu yapmak için gerekli teknik düzen yoksa, konuşmacı notlarını herkesin görebileceği büyük kağıtlara ve büyük harflerle yazarak yapabilir. Bu amaçla üzerine yazılanları kağıda basan Beyaz Tahta adlı cihazlar da kullanılabilir. Konuşmacı bu noktada katılımcıların seçenekleri öncelik sırasına koymalarını istemelidir.

5. Konuşmanın son bölümü toplantıdan çıkacak eylem planları ve çözümlerin belirtilmesidir; konuşmacı bunu da katılanlarını görüşlerini belirtmelerini teşvik ederek yapar. “Facilatator” (toplantı hazırlayıcı,kolaylaştırıcı) toplantının konusu hakkında uzman değilse ek bilgi verilmesi gerektiğinde bunu ilgili kişilere bırakabilir. Bu adımda yapılacak işler, şu gruplara ayrılabilir:

a. Eylem adımları;

b. Gereken malzemeler;

c. Gereken eğitim;

d. Zamanlamalar;

e. Maliyetler.

6. Konuşmacı konuşmasını eylem planlarını özetleyerek, atılacak ilk adımları açıklayarak ve yapılacakları katılımcılardan belirli kişilerin üstlenmesini sağlayarak kapatır.

Bu “toplantı hazırlama” (facilitating) planı dünyanın hemen her köşesinde uygulanan, İş Yönetimi okullarında öğretilen şemaya uygundur. PowerPoint, bu şemayı hiç uygulamamış kişilere bile en modern iş yönetimi tekniklerini kullanma imkanı sunmaktadır. Burada gördüğümüz gibi, PowerPoint’i bir konuşmanın, bir toplantının aktif aracı olarak kullanabilir; toplantı sırasında söylenenleri, önemli noktaları anında görüntülenmeye hazır slaytlara kaydedebiliriz.

Bir örnek daha verelim. Bu kez PowerPoint’in “kötü haber verme” konulu Akıllı İçerik Sihirbazı’nın önerdiği konuşma planını ele alalım. PowerPoint. hengi konuda olursa olsun, bir toplantıda kötü bir durumu açıklama görevini yerine getirecek konuşmacıya şu planı öneriyor:

1. İçinde Bulunduğumuz Durum: Kötü haberi ifade edin; açık olun, durumu saklamaya çalışmayın.

2. Bu duruma nasıl gelindiğini anlatın. Varsa olayın geçmişi, ilgili gerçekler veya stratejileri ifade edin. Başta ortaya konan, ama şimdi yanlış olduğunu ortaya çıkan varsayımları, tahminleri, projeksiyonları anlatın.

3. Önünüzdeki seçenekleri belirtin; izlenebilecek çıkış yollarını, her birinin avantaj ve dezavantajlarını belirterek, artıları-eksileri, getirileri-götürüleri tartışın.

4. Çıkış yolu olarak tavsiyeleri veya kararları ele alın. Her birinin neden, kimin tarafından önerildiğini veya kabul edildiğini, sorunu nasıl çözeceğini; uygulamanın getireceği güçlüklerin nasıl aşılacağını tek tek sıralayın.

5. Geleceğe ilişkin görüşlerinizi, başka bir deyişle konuyla ilgili vizyonunuzu ifade edin. Bunu yaparken ulaşmayı amaçladığınız hedefleri tekrarlayın; gelecek için beklentileri sıralayın; beklenen sonuçlar için tarih veya vade belirleyin.

6. Dinleyicilere güven verip morali yükseltecek akılda kalıcı noktaları ele aldığınız bir özet yapın.

Bu şema da İş Yönetimi eğitimi veren belli başlı yüksek öğretim kurumlarında öğretilen ilkelere uygundur. Bir kere daha PowerPoint, sadece teknik bir araç olarak değil, fakat hazırlanacak slaytlara temel olarak önerdiği konuşma akış planının içeriği ile de önemli bir yardımcı olabileceğini gösteriyor.
Slayt Yoluyla Metin Girme

Akıllı İçerik Sihirbazını seçmediğiniz taktirde, PowerPoint, size içerikle ilgili hiç bir öneride bulunmaz; sadece içeriğine uygun görsel tasarımı önermekle yetinir. PowerPoint’i çalıştırdığınızda, Akllı İçerik Sihirbazı yerine Tasarım Şablonları yolunu seçerseniz, değişik amaçlara hizmet edebilecek 44 şablondan birini seçebilirsiniz.

PowerPoint, daha sonraki adımda sizden seçtiğiniz şablona uygulanacak düzeni seçmeniz için size 24 Otomatik Düzen (AutoLayout) önerecektir. Tasarım Şablonları yerine boş sunu yolunu izlerseniz, PowerPoint yine boş şablona verilecek düzeni belirlemeniz için aynı seçim kutusunu açacaktır.

İki yol arasındaki fark, birincisinde şablonlarınıza arkaplan grafiği uygulanması ve metinlerinizin önem derecelerine göre özel biçimlere kavuşturulmuş olmasından ibarettir; her iki yolda da slaytlarınızın içerik bakımından akış planını siz belirlemek zorundasınız.




Otomatik Düzen seçme aşamasında tümüyle boş slayt düzenini seçmediğiniz taktirde, PowerPoint her iki yolda da slaytlarınıza metin ve diğer görsel ögelerin yerini belirten yer tutucular koyacaktır. Boş slaytlarınızda seçtiğiniz otomatik düzene göre ya sadece başlıklar ve metinler için yer tutucular bulunur; ya da resim ve diğer görsel ögeler için de yer ayrılmış olur. Metin yer tutucuların içinde tıkladığınız anda silinen “Başlık eklemek için tıklatın” ve “Alt başlık eklemek için tıklatın” yazıları bulunur.

Akıllı İçerik Sihirbazı’nın hazırladığı slaytlardan farklı olarak, burada Mouse işaretçisini yer tutucunun içinde tıklattığınız anda yer tutucunun içindeki metin yok olacak ve sizin yazmanıza imkan vermek üzere imleç belirecektir. Oysa Akıllı İçerik Sihirbazı’nın slaytlarında örnek metinler siz silmedikçe slayt üzerinde kalmaya devam eder.

Otomatik düzen yoluyla oluşturduğunuz slaytlarda veya boş bir sunu ve daha sonra tümüyle boş bir düzen seçtiğiniz taktirde oluşacak boş slaytlarda, yeni bir metin yer tutucu oluşturmak için Ekle menüsünden Metin Kutusu maddesini seçebilirsiniz. Bu noktada Mouse işaretçisini arzu ettiğiniz yerde tarayarak kutuyu oluşturur ve içine istediğinizi yazabilirsiniz.

Metin yer tutucuların özelliklerini, yer tutucunun bir kenarını (Mouse işaretçisi dört ucu oklu simge halinde iken) sağ tıkladığınızda beliren menüden Metin Kutusu Biçimlendir maddesini seçerek ayarlayabilirsiniz. Bu kutudan özellikle metniniz slayta sığmadığı zaman yararlanabilirsiniz.

Bu kutuda Metin Kutusu sekmesini tıklayın ve metnin kutuda nereden başlayacağını, çevresinde ne kadar marj (boşluk) bırakılacağını uygulanmasını istediğiniz otomatik biçimlendirmeyi tayin edin. Metni bu yolla sığdırmanız mümkün olmuyorsa, metin kutusunun boyutlarını değiştirebilirsiniz. Bunun için metin kutusunun yerini belirten çerçevedeki tutamaklardan birini Mouse işaretçisiyle istediğiniz yönde sürükleyebilirsiniz.

[CoRTeZ]

Anahat Yoluyla Metin Girme

PowerPoint’in normal görünümde solda yer alan anahat penceresi, gerçekte güçlü bir metin girme ve slayt oluşturma aracıdır ve bu pencere diğer Ofis 2000 üyeleri ile metin alışveriş noktasıdır.

Anahat, adının da ifade ettiği gibi, bir sununun başından sonuna kadar izleyeceği bütün adımları gösterir. Kavramsal olarak ifade edersek, bir sununun anahattı şöyle oluşur:

Düzey 1

Düzey 2

Düzey 3

Düzey 4

Düzey 5

Düzey 6

Bunu, iyi düzenlenmiş bir kitabın içindekiler listesine benzetebilirsiniz. Bölümler, alt bölümlerden; alt bölümler ise alt-alt bölümlerden oluşur. Boş bir sunu ve boş bir otomatik düzen seçtiğinizde, normal görünümde anahat penceresinde sadece 1’nci slaytın nuramasını göreceksiniz; ve siz yazıncaya kadar slaytta metin olmayacaktır. Şimdi böyle bir sunuya birlikte, sıfırdan metin girerek, slaytlar oluşturalım.

Henüz boş bir sunu ve boş bir slayt açmadıysanız, Dosya menüsünden Yeni maddesini seçin; Yeni Sunu kutusunda, Boş Sunu; Yeni Slayt kutusunda da Boş Slayt düzenini seçin. Burada, son yazdığınız metnin hangi düzeyde olduğuna bağlı olarak, Enter ve Ctrl+Enter tuşlarının farklı anlamları olacaktır. Bunu sınayarak öğrenelim:

Anahat penceresinde gördüğünüz 1’in yanını tıklayın ve birinci slayt için ana başlığı yazın (Normal sunuda bu, açılış slaytı ve dolayısıyla yazdığınız metin sununun adı olacaktır). Metni yazdıktan sonra klavyede Enter tuşuna basın. PowerPoint, yazdığınız başlığın altında (bu slaytın üzerine bina edildiği asıl slaytın (Master) biçimine uygun olarak) bir altbaşlık grubu için yertutucu oluşturup, ikinci slayta geçmiş olmalı. Şimdi yeni bir başlık daha yazın ve bu kez Ctrl+Enter’a basın. PowerPoint, yeni bir slayt değil, başlığın altında ikinci düzeyde bir alt-başlık oluşturmuş olmalı.

Buraya altbaşlık metnini yazın ve Enter’a basın. PowerPoint, yeni bir slayt değil, yeni bir alt başlık oluşturdu! İkinci alt başlığı yazın ve bu kez Ctrl+Enter’a basın. PowerPoint, üçüncü slaytı oluşturdu!

Şimdi bir yeni slayt, bir yeni alt-düzey metin oluşturan Enter ve Ctrl+Enter tuşlarının kuralını belirleyelim: Son yazdığınız metin slayt başlığı ise Ctrl+Enter alt-başlık oluşturur; son yazdığınız metin alt-başlık ise Ctrl+Enter yeni slayt oluşturur. Enter ise daima kendisinden önceki düzeyde yeni bir unsur oluşturur. Buna göre, Enter, son yazdığınız slayt başlığı ise yeni slayt başlığı, son yazdığınız alt başlık ise yeni alt başlık oluşturur.

Eğer Enter ve Ctrl+Enter ile sadece yeni slayt ve yeni alt başlık oluşturabiliyorsak, diğer alt-düzeylerdeki metinleri nasıl oluşturabiliriz? Alt başlıkları daha alt düzeye indirgeyerek. Bunu da deneyerek öğrenelim.

Biraz önce yazdığımız ikinci alt başlığı tıklayın ve klavyede ok tuşlarına basarak, bu başlığın sonuna gidin; Enter’a basın. Üçüncü alt başlığı yazın. Bu noktada üç adet, ikinci derecede önemli maddeniz oldu. İmleç, son yazdığınız maddenin içinde iken, araç çubuğunda, İndirge düğmesini tıklayın.

İkinci düzeydeki metin, şimdi üçüncü düzeye indi. Bu başlıktan önceki ikinci önem düzeyindeki başlığı seçin ve İndirge düğmesini tıklayın. Şimdi iki adet üçüncü önem düzeyinde başlığınız oldu. Anahat penceresine yazacağınız metinlerle slayt oluşturmak ve slaytların metin bölümlerini biçimlendirmek, bir süre sonra slayt penceresinde gerçek slayt üzerinde çalışmaktan daha kolay gelmeye başlayabilir. PowerPoint, anahat penceresinde çalışmanıza yardımcı olmak için özel bir Anahat araç çubuğu bile veriyor.

Bu çubuğu, anahat penceresinin sol kenarına yapıştırarak, etkin bir çalışma alanı oluşturabilirsiniz. Bu çubukta yer alan Biçimlendirmeyi göster düğmesi, Anahat penceresindeki metnin, slayttaki biçimlendirme (yazı tipi ve türü) ile gösterilip gösterilmemesini sağlar. Özet slaydı ise, seçeceğiniz birden fazla slaytın başlıklarını alarak, (seçili slaytların ilkinin önünde) bir özet slayt oluşturur. Bütün slaytlarınızın metinlerini önem düzeylerine göre genişletmek için Tümünü Genişlet, bütün slaytları sadece başlık olarak görüntülemek için Tümünü Daralt düğmelerini tıklayabilirsiniz. Genilet ve Daralt düğmeleri ise sadece imlecin içinde bulunduğu slaytı genişletmeye veya daraltmaya yarar. Bir metni içinde bulunduğu metin kutusunda daha aşağı ve daha yukarı kaydırmak için Aşağı Taşı ve Yukarı Taşı düğmelerini kullanabilirsiniz. Bu düğmelerle metin ögelerinin aralarındaki mesafeyi değiştirmiş olursunuz; metinler sahip oldukları önem düzeyinde kalırlar. Buna karşılık İndirge ve Yükselt düğmeleri, metinlerin anahattaki önem derecelerini ve dolayısıyla biçimlerini değiştirir.


Word Yardımıyla Anahat Girme

Anahat görünümü yoluyla PowerPoint’in anahat penceresini genişletseniz bile, kimi zaman bir kelime işlemcisi ile insan zihnini daha iyi toplayabilir! Ayrıca Enter ve Ctrl+Enter’ın yerine göre işlevini kavramaya çalışmak da çaba isteyebilir. Oysa Ofis 2000 ailesinin bir diğer üyesi, Microsoft Word’de oluşturacağınız anahat listesi PowerPoint’e ithal edilebilir.

Word’ün de tıpkı PowerPoint gibi anahat görünümü olduğunu hatırlıyor olmalısınız. gerçi iki programın anahat biçimlendirme tarzları farkılıdır, ama PowerPoint açısından anahat, Word’de de oluşturulmuş olsa, anahattır. Word’de anahat, bir belgenin bazı paragraflarının başlık etiketleri ile etiketlenmesi olması halinde oluşturulur. Word ile şöyle bir belge hazırlayalım ve bunu Word’te anahat görünümde görelim, ve Anahat denemesi.doc adıyla kaydedelim.

Word’de metin biçimlendirmeye aşina değilseniz bile, bu satırları altalta yazın ve Stil seçme kutusundan imleci sırasıyla paragraflarınıza Başlık 1...Başlık 6 stillerini seçin.

Şimdi bu belgenin anahattını, PowerPoint’te slayt oluşturmakta kullanalım. PowerPoint’te araç çubuğunda Yeni düğmesini tıklayın ve herhangi bir otomatik düzen slaytını seçin. Varsayılan olarak seçilen Başlık slaydı, işimize yarayabilir; çünkü bu slayt düzeninde PowerPoint başlık slaydını boş bırakacak ve işe ikinci slayttan başlayacaktır. Boş sunu oluşturulduğunda ekle menüsünden Anahattan Slayt Al maddesini seçin.

PowerPoint, varsayılan dizin olarab Belgelerim’i açacaktır. Biraz önce kaydettiğimiz Word belgesini bulalım ve Ekle düğmesini tıklayalım.(Bu arada PowerPoint’in anahat kavramına sahip bütün dosya türlerini ithal etmeye hazır olduğunu açılan diyalog kutusundaki Dosya Türü bölümünde WordPerfect’ten Zengin Metin Biçimine, Excel’den Lotus 123’ e ve HTML belgelerine kadar bir çok dosya türünün uzatmasından anlayabilirsiniz.)

Ekle düğmesini tıkladığımızda PowerPoint, Word belgesinin anahattını alacak bu buna uygun slaytları oluşturacaktır. İki program arasındaki alışverişte, Word’ün Başlık 1 stilini verdiğiniz pragraf ile birlikte yeni sayfa başlattığı gibi, PowerPoint de Başlık 1 olarak biçimlendirdiğiniz başlıkları yeni slayt başlığı yapacak ve diğer başlıkları onun altına alt başlık olarak alacaktır.

Kelime-işlem programınız başlık stili yöntemini kullanamıyor ve dolayısıyla anahat hazırlayamıyorsa veya siz Word veya bir başka kelime-işlem programında metinlerinizi biçimlendirmeden bir dosya oluşturduysanız, bu yazının PowerPoint’e her bir paragraf bir slayt olarak ithal edilmesi mümkündür. Bunun için PowerPoint’te Ekle menüsünden Anahattan Slayt Al maddesini seçtiğinizde açılacak kutuda, Dosya Türü bölümündeki Bütün Anahatlar seçeneğini, sağdaki seçme okuna basarak Bütün Dosyalar yapın. Şimdi seçeceğiniz ve içinde başlık stili uygulanmamış metninizin her bir paragrafı bir slayt olarak çevrilecektir.

Bu yöntem size, slyatların eşlik edeceği konuşmanın bir kelime işlem prgramı ile hazırlanması ve bu programda slaytlarda görüntülenecek başlık ve alt başlıkların biçimlendirilmiş olması halinde, PowerPoint sunusu hazırla işinin ne kadar kolaylaşacağını da göstermiş olmalı.

Tersten gidersek

Kimi zaman hazır bir PowerPoint sunusunun, kelime işlem programına alınarak slayt metinlerinin yazıya dönüştürülmesi gerekebilir. Bunu, PowerPoint’te sunu açıkken, dosya menüsünden Gönder, açılacak alt menüden de Microsoft Word’ü seçerek yapabiliriz.

İlk dört düzenleme PowerPoint slaytlarının Word’e resim olarak iliştirilmesi sağlanır; sonuncu Yalnızca Anahat maddesi ise slayt metinlerinin Word’e metin olarak aktarılmasını sağlar. Bu suretle Word’e gönderdiğiniz metinler, Word’de düzenlenebilir, değiştirilebilir veya yeniden biçimlenebilir.

Açıklama Metinleri

PowerPoint sunusu hazırlama çoğu zaman bir ekip işidir; özellikle kurumsal amaçlı sunularda konuşma metinlerini hazırlayanlar, grafikleri ve diğer görsel ögeleri oluşturanlar ve PowerPoint uzmanı olarak sizin işbirliği yapmanız gerekir. Bu işbirliği sırasında bazı slaytların yeniden gözden geçirilmesi, onay alınması gerekebilir.

Bunu, slaytların üzerine, sarı yapışkan not kağıtlarına benzeyen Açıklamalar yapıştırarak, sağlayabilirsiniz. üretim aşaması bittiğinde, açıklamaları ya gizlemeniz, ya da silmeniz gerekir. Açıklamaları Gizle/Göster düğmesi “Göster” konusunda iken, slayt gösterisi sırasında açıklama notları da gösterilir; bu düğme “Gizle” konusunda iken slayt gösterisi sırasında açıklamalar gösterilmez.

PowerPoint normal görünümde iken, Ekle menüsünden Açıklama maddesini seçerseniz, PowerPoint, slaytın üzerinde sizin adınızı (o sırada açık Windows oturumunun veya PowerPoint’in kayıtlı kullanıcısının adını) içeren bir açıklama kutusu oluşturacak ve yeni metin girmeniz için bekleyecektir. (Burada gösterilen ve gösterilecek ismi, Araç menüsünden Seçenekleri ve Genel sekmesini seçerek değiştirebilirsiniz.)

Slaytlarınızdan herhangi birine açıklama eklediğinizde, PowerPoint, İnceleme araç çubuğunu görüntüler. Açıklamaları bu çubuk yardımıyla yönetebilirsiniz.

İnceleme çubuğu, sadece slaytlardaki açıklamaları görüntelemenizi ve açıklamalar arasında gezinmenizi sağlamakla kalmaz, fakat aynı zamanda Ofis 2000 ailesinin diğer üyesi Microsoft Outlook yardımıyla slaytlarınızı, bir elektronik posta alıcısına gönderebilir; veya bir ağ ortamında veya Internet’te sunu ile ilgili ekip çalışması için ortak görevler oluşturabilir.

Açıklamalar, silininceye kadar üzerinde bulunduğu slaytın metin gibi, resim gibi, bir parçasıdır; bu niteliği ile açıklamalar düzenlenebilir, içerik ve boyutlarl değiştirilebilir; slayt üzerinde başka yere kaydırılabilir. Ve, tabiî, silinebilir



not:alıntıdır...

[emirhan_enes]

teşekkürler